Arhivarea e-facturilor în UE: cât timp le păstrezi și în ce format
Fiecare stat din UE își stabilește termenul de păstrare a facturilor: 8 ani în Germania, 10 în Franța, 7 în Belgia și 5 în România. În Polonia, sistemul KSeF păstrează facturile structurate timp de 10 ani. Germania și Franța prevăd păstrarea fișierului electronic original, de regulă XML-ul.
RO e-Factura îți permite să descarci XML-ul unei facturi timp de 60 de zile. În arhiva firmei îl păstrezi cât hotărăști tu.
Șase piețe, șase calendare diferite
Fiecare stat își stabilește sistemul, formatul și datele de aplicare. O firmă care vinde în trei state ține evidența a trei calendare, fiecare cu propriile cerințe tehnice. Tabelul de mai jos le prezintă comparativ, cu documentul oficial pentru fiecare țară.
- Polonia folosește sistemul național KSeF, Belgia rețeaua Peppol, România sistemul RO e-Factura, iar Franța platformele acreditate de administrația fiscală. În Germania, din 2025, orice firmă trebuie să poată primi e-facturi în format XRechnung sau ZUGFeRD. Din 1 iulie 2030, Directiva (UE) 2025/516 introduce reguli comune pentru livrările între statele membre.
- Indiferent de canal, facturile pot fi păstrate într-un singur loc: arhiva firmei. În 3S, un XML descărcat din RO e-Factura stă lângă o factură PDF scanată, într-un dosar cu propriul termen de păstrare, iar o singură întrebare le găsește pe amândouă, fiecare cu sursa răspunsului.
Ce țări impun e-facturarea și de când?
Rândurile se referă la facturile dintre firme. Fiecare rând indică documentul oficial folosit, iar sub tabel apare data la care l-am consultat.
Germania
Franța
Polonia
Belgia
UE (ViDA)
Schimbări recente
- 1 septembrie 2026, FR: încep să emită firmele mari și întreprinderile de dimensiune intermediară (ETI).
- 1 aprilie 2026, PL: KSeF devine obligatoriu pentru toate firmele.
- 1 aprilie 2026, BE: se încheie perioada generală de toleranță din primele trei luni.
Date verificate la sursa oficială pe
Ghidul are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Tabelul nu cuprinde facturile către persoane fizice. Pentru firmele din Republica Moldova, consultă ghidul pentru Moldova.
Istoric verificat
Anul 2026, țară cu țară
Fiecare schimbare de mai jos a fost verificată în documentul publicat de autoritatea competentă. Intrarea trimite la acel document, iar eticheta țării duce la rândul corespunzător din tabel.
Emit firmele mari și întreprinderile de dimensiune intermediară (ETI), iar orice firmă vizată trebuie să poată primi e-facturi. IMM-urile și microîntreprinderile emit din 2027.
Documentul oficialSe încheie perioada generală de toleranță din primele trei luni. Pentru autofacturare se aplică o toleranță mai restrânsă, până la 30 iunie 2026.
Documentul oficialKSeF devine obligatoriu pentru toți contribuabilii rămași. Pragul de vânzări de 200 mil. PLN nu se mai aplică.
Documentul oficialKSeF devine obligatoriu pentru firmele cu vânzări în 2024 de peste 200 mil. PLN, cu TVA inclus, și este pus în funcțiune KSeF 2.0.
Documentul oficialE-facturile structurate devin obligatorii între firmele belgiene înregistrate în scopuri de TVA și se transmit prin rețeaua Peppol.
Documentul oficial
Trei repere din regula românească
Ce spune ghidul ANAF din 2023 despre RO e-Factura, rezumat în trei puncte.
Două etape în 2024
Din 1 ianuarie 2024, firmele stabilite în România au obligația de a raporta în RO e-Factura facturile pe care și le emit reciproc. Din 1 iulie 2024, între aceste firme au valoare de factură numai documentele transmise prin sistem.
Un singur format
Factura este un fișier XML care respectă standardul european EN 16931 și regulile naționale RO_CIUS. Originalul este fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Un PDF nu este e-factură în sensul acestor reguli.
60 de zile în sistem
Este perioada în care XML-ul se descarcă direct din RO e-Factura, conform ghidului publicat de ANAF în 2023. Ulterior, ANAF arhivează fișierul electronic și îl eliberează numai la cerere. O firmă care va avea nevoie de factură peste ani își păstrează propria copie.
Anii de după transmitere: unde se află factura când o solicită contabilul, un auditor sau un partener
Termenul de păstrare diferă după țară și document și se întinde pe ani. Pe toată această durată, factura trebuie să rămână lizibilă și integră, iar în Germania și Franța, în forma electronică originală.
O inspecție fiscală, o dispută cu un furnizor sau o solicitare a băncii pot aduce din nou în discuție o factură emisă cu ani în urmă. În acel moment contează să o găsești repede, împreună cu fișierul XML original și cu data primirii. Un exemplar tipărit sau un PDF cu alt nume nu mai arată de unde provine documentul și nici dacă a fost modificat.
RO e-Factura nu înlocuiește arhiva proprie: ghidul ANAF din 2023 arată că fișierele pot fi descărcate direct 60 de zile, după care se solicită de la ANAF. Copiile ajung adesea pe mai multe calculatoare, în atașamente redirecționate și în foldere denumite diferit. Unele dispar, altele apar în dublu exemplar, iar la un control nu mai este clar care este originalul. Când persoana care le-a descărcat pleacă din firmă, documentele pot pleca odată cu ea, rămase pe un laptop pe care nimeni nu îl mai folosește.
În 3S, fiecare factură se află în arhiva firmei, în dosarul pe care îl alegi. Fișierele sunt stocate în Uniunea Europeană, cu regiunea principală la Frankfurt. Termenul de păstrare îl stabilești pe dosar.
Unde stochează 3S fișiereleO factură, păstrată cât timp hotărăști tu
Exemplu: o factură primită în 2026, într-un dosar păstrat 8 ani.
după 8 ani: sfârșitul termenului de păstrare
Scala anilor: de la 2026 la 2037; păstrarea din exemplu ține până în 2034.
În 3S poți stabili un termen de păstrare pentru fiecare dosar, iar acesta se aplică documentelor din el.
Cum te poate ajuta 3S?
Trei lucruri pe care le poți face cu facturile în 3S, indiferent de programul care le emite.
Întreabă în cuvintele tale
Caută, de exemplu, „facturile de energie din martie”: primești lista, iar fiecare rezultat indică documentul din care provine. Întrebările în română sunt disponibile, iar cele în engleză sunt în testare.
Exportă documentele la cerere
Când contabilul sau un auditor îți solicită documente, exporți din arhivă pe cele de care are nevoie.
Termen de păstrare pe dosar
Fiecare dosar poate avea propriul termen de păstrare, valabil pentru toate documentele pe care le conține.
Formatele menționate în acest ghid
În 3S, o factură XML se încarcă la fel ca orice alt fișier.
- EN 16931
- RO_CIUS
- XRechnung
- ZUGFeRD
- FA(3)
- XML
Întrebări frecvente
Cât timp se păstrează e-facturile în fiecare țară?
Germania cere 8 ani, Franța 10 ani pentru documentele contabile, Belgia 7 ani, iar România 5 ani. În Polonia, KSeF păstrează facturile structurate 10 ani; după acest termen, le păstrezi în afara KSeF numai dacă obligația fiscală nu s-a prescris.
În ce format se păstrează e-facturile?
Păstrează XML-ul original, așa cum l-ai trimis sau primit: Germania și Franța cer acest lucru. Belgia și România acceptă și alte formate, dacă sunt garantate autenticitatea și integritatea.
Ce este Peppol?
O rețea pentru schimbul de e-facturi. Din 1 ianuarie 2026, firmele belgiene înregistrate în scopuri de TVA își transmit prin ea e-facturile structurate. Tabelul de mai sus arată canalul folosit în fiecare țară.
Pot încărca în 3S fișierele XML din RO e-Factura?
Da. Descarci facturile ca fișiere XML din RO e-Factura și le încarci în arhivă, ca pe orice alt fișier, alături de celelalte documente ale firmei.
Cine mai păstrează facturile tale?
În Polonia, KSeF păstrează fiecare factură structurată 10 ani de la sfârșitul anului emiterii. În România, RO e-Factura ține XML-ul disponibil pentru descărcare 60 de zile, apoi îl arhivează și îl eliberează la cerere.
Ai nevoie de o arhivă proprie pentru facturi?
Spune-ne din ce țări provin facturile tale și câte păstrezi, aproximativ.
Îți răspunde o persoană din echipa 3S.