Termeni și condiții pentru clienți profesioniști

1. Părțile și domeniul de aplicare

1.1 Furnizorul. Serviciul 3S este furnizat de Societatea cu Răspundere Limitată „Demerzel” („Demerzel” S.R.L.) din Republica Moldova („3S”). Datele ei:

Celelalte date de identificare și punctele de contact cerute de lege sunt în pagina Informații legale.

1.2 Clientul. Clientul este societatea, întreprinzătorul individual sau altă persoană care contractează cu 3S în scopuri legate de activitatea ei de întreprinzător sau profesională (Codul civil, art. 3 alin. (2)).

1.3 Doar profesioniști. Serviciile 3S se adresează exclusiv profesioniștilor: societăți, întreprinzători individuali și alte persoane care acționează în scopuri legate de activitatea lor de întreprinzător sau profesională. Nu încheiem contracte cu consumatori, adică cu persoane fizice care acționează în scopuri personale.

1.4 Cine acceptă. Contractul îl acceptă o persoană care are dreptul să reprezinte Clientul. La acceptare, ea declară: „Declar că acționez în numele societății indicate, cu împuternicire, și în scopuri legate de activitatea ei profesională.”

1.5 Dacă Clientul se dovedește consumator. Dacă se constată că Clientul acționează predominant în scopuri personale (Codul civil, art. 3 alin. (1)), 3S poate refuza contractul sau îl poate înceta printr-o notificare și restituie taxele plătite în avans pentru perioada de după încetare. Clientul ne anunță fără întârziere dacă situația lui se schimbă. Nicio prevedere din acești termeni nu înlătură drepturile imperative pe care legea le-ar da unui consumator.

1.6 Ce face parte din contract. Contractul cuprinde:

• oferta individuală;
• acești termeni, inclusiv pagina Notificare și acțiune, care cuprinde și regulile de utilizare acceptabilă;
• Acordul de prelucrare a datelor („DPA”).

Politica de confidențialitate și Inteligența artificială în serviciile 3S informează și nu adaugă obligații pentru Client în afara celor din acești termeni. Dacă documentele se contrazic, prevalează, în această ordine: DPA (pentru datele personale), oferta individuală, acești termeni.

1.7 Fără condiții adiționale. Oferta 3S și acești termeni nu admit condiții adiționale sau diferite. Orice asemenea condiții comunicate de Client, inclusiv în condițiile lui generale de achiziție, sunt respinse, în lipsa unei acceptări scrise a 3S.

2. Definiții

• Serviciul: platforma online 3S descrisă la secțiunea 3, în varianta din ofertă.
• Contul: spațiul Clientului în platformă.
• Utilizatorul: persoana pe care Clientul o autorizează să folosească Contul.
• Documentele Clientului: fișierele, textele extrase din ele, metadatele și orice alt conținut pe care Clientul sau Utilizatorii îl încarcă sau îl generează în Cont.
• Oferta: oferta individuală emisă de 3S.
• Zi lucrătoare: zi de luni până vineri, în afara sărbătorilor legale din Republica Moldova.

3. Serviciul

3.1 Ce oferim. Serviciul este o platformă online de arhivare digitală și de căutare în documente. Ea păstrează Documentele Clientului, extrage textul din ele, le indexează și permite căutarea lor. Un asistent de inteligență artificială (AI) răspunde la întrebări despre documente și arată sursele pe care se sprijină răspunsul (secțiunea 7). Platforma se folosește prin browser.

3.2 Ce nu cuprind acești termeni. Pregătirea și scanarea (digitizarea) documentelor pe hârtie și păstrarea fizică a originalelor nu fac obiectul acestor termeni; aceste servicii se prestează numai pe baza unei oferte și a unui acord separate. 3S nu oferă consultanță juridică, contabilă sau fiscală.

3.3 Ce cuprinde oferta. Modulele, numărul de Utilizatori, volumul și funcțiile în testare incluse rezultă din ofertă. Un pilot pe documentele Clientului, înaintea ofertei comerciale, se face tot pe baza unei oferte de pilot acceptate după secțiunea 4, cu acești termeni și cu DPA; 3S nu primește și nu prelucrează Documente ale Clientului înainte de această acceptare.

3.4 Funcții în testare. Sunt în testare indicarea paginii exacte a sursei, întrebările în engleză despre documente redactate în limba română și orice funcție pe care oferta o numește astfel. Testarea se face împreună cu Clienții: o funcție în testare poate fi incompletă, poate fi modificată sau oprită, iar 3S nu garantează disponibilitatea sau exactitatea ei.

3.5 Parteneri tehnici și subcontractanți. 3S folosește parteneri tehnici și subcontractanți pentru platformă, pentru găzduire și pentru modelele de AI. Cei care primesc Documentele Clientului sunt enumerați în pagina Subîmputerniciții platformei. 3S răspunde față de Client pentru ei ca pentru faptele proprii, în limitele secțiunii 13.

3.6 Disponibilitate. Depunem eforturi rezonabile ca Serviciul să fie disponibil continuu. Lucrările planificate care îl întrerup se anunță din timp, prin e-mail. Nu garantăm un serviciu fără erori sau fără întreruperi. Nivelurile de serviciu se aplică numai dacă oferta le prevede.

3.7 Asistență. Clientul ne poate scrie la contact@3s.md sau pe WhatsApp la +40 743 130 567. Răspunde o persoană din echipa 3S, în română sau în engleză. Clientul nu trimite pe aceste canale documente care conțin date personale ale unor terți; le încarcă în Cont (DPA, art. 3.6).

3.8 Securitate. 3S aplică măsuri tehnice și organizatorice potrivite riscului pentru protecția Documentelor Clientului, descrise în DPA. La cerere, 3S îi comunică în scris Clientului descrierea acestor măsuri și locul datelor, înainte de încheierea contractului și pe durata lui. Nu putem garanta că nu va apărea niciun incident.

4. Încheierea contractului

4.1 Site-ul nu este o ofertă. Paginile 3S informează și nu obligă 3S (Codul civil, art. 1029 alin. (3)). Oferta este documentul individual emis de 3S: cuprinde serviciile, prețul, durata și, dacă există, penalitatea de încetare anticipată. Ea este valabilă 30 de zile de la emitere, dacă nu spune altfel. După acest termen nu mai poate fi acceptată.

4.2 Pașii încheierii contractului. Înainte de acceptare, Clientul află pașii încheierii contractului (Legea nr. 284/2004, art. 21 alin. (3) lit. a)):

1. 3S îi trimite Clientului prin e-mail oferta scrisă, împreună cu acești termeni și cu DPA, în versiunea lor datată. Oferta cuprinde datele Clientului și ale reprezentantului lui, declarația de la 1.4, pe care reprezentantul o face prin acceptarea ofertei, și elementele cerute de DPA (art. 1.4 și Anexa 3), inclusiv rolul Clientului, adresa pentru notificări, punctul de contact pentru incidente și, după caz, statul de sediu, autoritatea de supraveghere competentă și contactele operatorilor Clientului;
2. Clientul citește oferta, termenii și DPA și verifică datele din ofertă; dacă găsește o eroare, cere corectarea ei (4.3);
3. reprezentantul Clientului acceptă oferta în scris, fie semnând-o și trimițând-o înapoi, fie printr-un e-mail de acceptare (4.8);
4. 3S confirmă în scris, prin e-mail, primirea acceptării (4.4).

4.3 Corectarea erorilor. Înainte de acceptare, Clientul poate cere corectarea oricărei erori din ofertă, iar 3S îi trimite oferta corectată. După acceptare, cere corectarea la contact@3s.md.

4.4 Când se încheie contractul. Contractul se încheie în momentul în care 3S primește acceptarea (Codul civil, art. 1035 alin. (1)). 3S confirmă primirea acceptării prin e-mail, fără întârziere (Legea nr. 284/2004, art. 25¹).

4.5 Stocare și acces. 3S păstrează contractul: oferta, acceptarea și confirmarea, împreună cu termenii și DPA care au însoțit oferta. Clientul primește termenii și DPA odată cu oferta, într-o formă pe care o poate păstra și reproduce (Legea nr. 284/2004, art. 21 alin. (3) lit. b) și alin. (4)).

4.6 Limbi. Contractul se poate încheia în română sau în engleză, la alegerea Clientului (Legea nr. 284/2004, art. 21 alin. (3) lit. d)).

4.7 Coduri de conduită. La data ultimei actualizări, 3S nu subscrie la niciun cod de conduită în sensul art. 27 din Legea nr. 284/2004.

4.8 Semnătura electronică. Reprezentantul Clientului acceptă oferta fie prin semnătura lui pe ofertă, olografă sau electronică calificată, fie printr-un e-mail de acceptare trimis de la adresa lui de e-mail indicată în ofertă. Părțile convin că e-mailul de acceptare ține loc de semnătură și produce efectele semnăturii olografe pentru acest contract (Legea nr. 124/2022, art. 40 alin. (2) și (3)). Metoda de verificare: e-mailul vine de la adresa reprezentantului indicată în ofertă, iar 3S confirmă primirea acceptării la aceeași adresă. Persoana care acceptă declară și garantează că este împuternicită să încheie contractul în numele Clientului (Legea nr. 124/2022, art. 43 alin. (1) lit. a)). Clientul păstrează confidențial accesul la această adresă de e-mail și răspunde pentru folosirea ei abuzivă până în momentul în care anunță 3S că a fost compromisă. 3S păstrează dovada acceptării (4.9) confidențială și protejată împotriva modificării și răspunde pentru prejudiciul cauzat prin încălcarea acestor obligații, potrivit secțiunii 13. Clientul poate cere ca termenii, oferta sau DPA să fie semnate cu semnătură electronică calificată sau olografă, iar 3S acceptă. Pentru contracte de valoare mare, 3S poate cere o astfel de semnătură.

4.9 Jurnalul acceptării. Ca dovadă a contractului păstrăm oferta, împreună cu termenii și DPA care au însoțit-o, în versiunea lor datată, acceptarea scrisă a Clientului, cu declarația de la 1.4, și confirmarea noastră, fiecare cu data și ora ei, precum și denumirea și IDNO (sau codul fiscal străin) ale societății și numele, funcția și adresa de e-mail ale reprezentantului care a acceptat. Le păstrăm cât durează contractul și 3 ani după încetare, cât ține termenul general de prescripție (Codul civil, art. 391 alin. (1)).

4.10 Forma scrisă. E-mailurile și celelalte comunicări electronice au valoarea unor comunicări în scris (Legea nr. 284/2004, art. 18; Codul civil, art. 321 alin. (2)).

5. Contul și Utilizatorii

5.1 Clientul stabilește cine sunt Utilizatorii și, în măsura în care Serviciul permite, ce drepturi are fiecare. Răspunde pentru acțiunile lor în Cont ca pentru acțiunile proprii.

5.2 Clientul păstrează secrete datele de acces, nu le comunică altor persoane decât Utilizatorilor autorizați și ne anunță fără întârziere dacă bănuiește un acces neautorizat.

5.3 Clientul ține la zi datele Contului și ale Utilizatorilor (nume, e-mail profesional, rol).

5.4 Clientul nu ocolește limitele din ofertă, cum sunt numărul de Utilizatori sau volumul.

6. Documentele Clientului și folosirea Serviciului

6.1 Drepturile. Documentele Clientului rămân ale Clientului sau ale terților îndreptățiți. 3S nu dobândește niciun drept asupra lor, în afara celui de la 6.2.

6.2 Licența către 3S. Clientul îi dă 3S dreptul neexclusiv, valabil cât ține contractul și perioada de extragere de la 15.8, să stocheze, să indexeze, să citească și să prelucreze Documentele Clientului, direct sau prin subcontractanții din lista de subîmputerniciți, numai ca să furnizeze Serviciul Clientului și ca să trateze notificările și ordinele de la 6.5.

6.3 Ce garantează Clientul. Clientul garantează că are dreptul să încarce și să prelucreze Documentele Clientului în platformă și că are un temei legal pentru datele personale din ele. Răspunde, potrivit legii, pentru conținutul informațiilor pe care le stochează în platformă (Legea nr. 284/2004, art. 11). Datele din categorii speciale, de exemplu datele despre sănătate, se încarcă numai dacă Clientul are un temei legal pentru ele.

6.4 Utilizare acceptabilă. Clientul și Utilizatorii respectă regulile de utilizare acceptabilă din pagina Notificare și acțiune, care face parte din acești termeni. Pagina descrie și restricțiile pe care le putem impune, procedurile, măsurile și instrumentele noastre de moderare și regulile de procedură ale reexaminării deciziilor (Regulamentul (UE) 2022/2065, art. 14 alin. (1)).

6.5 Fără monitorizare generală. 3S nu are obligația generală de a supraveghea informațiile stocate și nu o asumă (Legea nr. 284/2004, art. 14 alin. (3); Regulamentul (UE) 2022/2065, art. 8). Acționăm la o notificare, la un ordin al unei autorități sau când aflăm altfel, după regulile din pagina de la 6.4. Pentru a evalua o notificare sau un ordin, Clientul instruiește 3S (DPA, art. 4.1) să acceseze informația specifică vizată, numai în măsura necesară pentru decizie.

6.6 Date personale. Pentru datele personale din Documentele Clientului, Clientul este operator, iar 3S este persoană împuternicită; se aplică DPA. Pentru datele Utilizatorilor și ale reprezentanților Clientului (cont, contract, facturare), 3S este operator; se aplică Politica de confidențialitate. Clientul cu sediul în alt stat decât Republica Moldova, un stat membru al Uniunii Europene sau un stat din Spațiul Economic European poate folosi Serviciul numai după un acord scris separat privind regimul datelor personale (DPA, art. 1.7).

7. Asistentul AI

7.1 Ce este. Răspunsurile asistentului sunt generate automat de un sistem de AI. Pot fi incomplete, greșite sau formulate imprecis, mai ales în cazul scanărilor de calitate slabă, al textului scris de mână, al cifrelor, datelor și numelor proprii. 3S nu garantează că un răspuns este corect sau complet.

7.2 Verificarea. Clientul verifică documentul citat înainte să se bazeze pe un răspuns și răspunde pentru deciziile pe care le ia pe baza lui. Asistentul nu dă consultanță juridică, contabilă sau fiscală.

7.3 Utilizări interzise. Fără acordul scris al 3S, Clientul nu folosește Serviciul ca element al unui sistem destinat unei utilizări enumerate în Anexa III la Regulamentul (UE) 2024/1689, de exemplu selecția și evaluarea candidaților la angajare sau evaluarea solvabilității persoanelor fizice. Clientul nu se sprijină pe răspunsurile asistentului ca unic temei al unei decizii cu efecte juridice asupra unei persoane (Regulamentul (UE) 2016/679, art. 22).

7.4 Datele și modelele de AI. Modelele de AI prelucrează Documentele Clientului numai ca să furnizeze Serviciul, în condițiile DPA. Furnizorul care rulează modelele apare în lista de subîmputerniciți înainte să primească documente; furnizorii modelelor nu primesc documentele. Limitele asistentului și informările din interfață sunt în pagina Inteligența artificială în serviciile 3S.

8. Prețuri, facturare, plată

8.1 Prețul. Prețul și structura lui, adică ce se taxează, sunt cele din ofertă, în euro (EUR). Prețurile orientative ale pachetelor Starter, Pro, Business și Enterprise sunt publicate pe pagina Prețuri; ele informează și nu obligă 3S (4.1). Oferta se cere la contact@3s.md. Prețurile nu includ TVA sau alte impozite, dacă oferta nu spune altfel. TVA se aplică, după caz, potrivit legii aplicabile.

8.2 Facturarea și plata. Factura se emite și se trimite electronic, în aceeași zi, la adresa de e-mail din Cont. Se plătește prin transfer bancar, în 14 zile de la data facturii. Abonamentele se plătesc în avans, pentru perioada de facturare din ofertă.

8.3 Întârzierea. Pentru plata întârziată se datorează dobânda de întârziere prevăzută de art. 942 din Codul civil și despăgubirea minimă pentru cheltuielile de recuperare prevăzută de art. 945, egală cu echivalentul în lei a 40 EUR la cursul Băncii Naționale a Moldovei din ziua respectivă. Dreptul la despăgubiri pentru partea neacoperită de ele rămâne neafectat (art. 945 alin. (2)).

8.4 Comisioanele bancare. Comisioanele băncii Clientului le suportă Clientul, astfel încât 3S să primească integral suma facturată.

8.5 Majorarea prețului. Prețul nu se majorează în timpul unei perioade de contract, în afară de majorările de taxe sau impozite impuse de lege. 3S poate majora prețul pentru perioada care urmează unei reînnoiri, printr-o notificare trimisă cu cel puțin 60 de zile înainte de reînnoire. Clientul care nu acceptă majorarea refuză reînnoirea prin notificarea de la 9.2 și contractul încetează la sfârșitul perioadei în curs, fără penalități.

9. Durata, reînnoirea, încetarea

9.1 Durata. Durata inițială este cea din ofertă. Dacă oferta nu spune altfel, ea este de 12 luni de la acceptare.

9.2 Reînnoirea. La sfârșitul duratei inițiale, contractul se reînnoiește pentru perioade succesive de câte 12 luni sau, dacă durata inițială e mai scurtă, egale cu ea. Clientul poate refuza reînnoirea printr-o notificare trimisă cu cel puțin 30 de zile înainte de sfârșitul perioadei în curs, iar 3S printr-o notificare trimisă cu cel puțin 60 de zile înainte.

9.3 Încetarea de către Client. Clientul poate înceta contractul oricând, cu un preaviz de 30 de zile, printr-o notificare scrisă, inclusiv prin e-mail. Contractul încetează la data indicată de Client, dar nu înainte de expirarea preavizului și, dacă Clientul trece la alt furnizor, nu înainte de finalizarea comutării (secțiunea 15). Clientul datorează taxele până la încetare. Taxele plătite în avans pentru perioada de după încetare se restituie proporțional, în afară de penalitatea de încetare anticipată din ofertă, dacă oferta prevede una pentru durata inițială (Regulamentul (UE) 2023/2854, art. 29 alin. (4)).

9.4 Încetarea de către 3S, fără motiv. 3S nu poate înceta contractul fără motiv în timpul unei perioade în curs. Îl poate înceta la sfârșitul ei, prin refuzul reînnoirii de la 9.2, cu preaviz de cel puțin 60 de zile.

9.5 Încetarea pentru neexecutare și alte cauze. Oricare parte poate rezilia contractul dacă cealaltă parte îl încalcă esențial (Codul civil, art. 916) și nu remediază încălcarea în 30 de zile de la o notificare care o descrie (art. 917). Rezilierea se face printr-o notificare. 3S poate rezilia contractul printr-o notificare, fără preaviz și fără termen de remediere, și dacă:

• o factură rămâne neplătită după termenul suplimentar de la 10.2 (art. 917);
• Clientul sau Utilizatorii folosesc Serviciul în mod ilegal sau încalcă grav regulile de utilizare acceptabilă;
• Clientul intră în insolvență;
• legea sau o autoritate interzice furnizarea Serviciului.

Taxele plătite în avans pentru perioada de după încetare se restituie proporțional, în afară de cazul în care încetarea se datorează culpei Clientului.

9.6 Efectele încetării. La încetare, Clientul își extrage datele și 3S le șterge după regulile din secțiunea 15. Rămân în vigoare clauzele care prin natura lor continuă: confidențialitatea, răspunderea, plata sumelor datorate, comutarea și ștergerea datelor, legea aplicabilă și instanța.

10. Suspendarea și restricțiile

10.1 Cazuri. 3S poate suspenda, în tot sau în parte, accesul la Cont ori poate restricționa o informație în oricare dintre situațiile următoare:

• Clientul nu plătește (10.2);
• o informație e ilegală sau încalcă regulile de utilizare acceptabilă;
• există un risc grav pentru securitatea Serviciului sau a altor clienți;
• o instanță sau o autoritate o cere.

10.2 Neplata. Pentru neplată, 3S poate suspenda accesul (Codul civil, art. 914) după o notificare scrisă prin care acordă Clientului un termen suplimentar de 10 zile pentru plată. Accesul se reia la plată. Suspendarea nu împiedică exportul datelor exportabile (secțiunea 15).

10.3 Proporționalitate și expunere de motive. Măsurile sunt proporționale și se limitează la ce e necesar. Dacă restricționăm o informație, suspendăm sau încetăm Serviciul în tot sau în parte ori închidem un Cont pentru că informația e ilegală sau încalcă acești termeni, îi trimitem Clientului, cel târziu la data restricției, o expunere de motive, în forma descrisă în pagina de la 6.4 (Regulamentul (UE) 2022/2065, art. 17).

10.4 Contestarea. Clientul poate cere reexaminarea deciziei după procedura din aceeași pagină și se poate adresa oricând instanței.

11. Confidențialitatea

11.1 Fiecare parte păstrează confidențiale informațiile neaccesibile publicului pe care le primește de la cealaltă în legătură cu contractul, inclusiv Documentele Clientului, prețurile din ofertă și informațiile tehnice și de securitate, și le folosește numai pentru contract.

11.2 Excepții. Nu sunt confidențiale informațiile care devin publice fără culpa părții care le-a primit, cele pe care ea le cunoștea deja, cele primite legal de la un terț și cele dezvoltate independent. O parte poate divulga informații când legea, o instanță sau o autoritate o cere; o anunță înainte pe cealaltă, dacă legea permite, și divulgă doar ce e cerut.

11.3 Cine le cunoaște. Informațiile se comunică numai angajaților, consultanților, subcontractanților și auditorilor care au nevoie să le cunoască și sunt legați de o obligație de confidențialitate.

11.4 Durata. Obligația se aplică pe durata contractului și 3 ani după încetarea lui. Pentru Documentele Clientului și pentru datele personale se aplică cât timp 3S le deține.

12. Proprietatea intelectuală

12.1 Platforma. Platforma, codul, interfața, documentația, bazele de date și celelalte elemente ale Serviciului sunt protejate de dreptul de autor și de alte drepturi și rămân ale titularilor lor. Clientul primește dreptul neexclusiv și netransmisibil de a folosi Serviciul pentru activitatea lui, în limitele ofertei, cât ține contractul.

12.2 Ce nu face Clientul. Clientul nu vinde, nu închiriază și nu cedează Serviciul sau accesul la el; nu decompilează aplicația și nu încearcă să afle codul ei sursă, în afara cazurilor permise expres de lege; nu ocolește limitele sau măsurile de securitate; nu folosește Serviciul ca să construiască un produs care îl înlocuiește.

12.3 Denumirea și sigla. Clientul nu folosește denumirea, sigla sau alte semne ale 3S în comunicări către terți fără acordul scris al 3S. 3S nu folosește numele sau sigla Clientului ca referință fără acordul lui scris.

12.4 Rezultatele. Clientul folosește liber răspunsurile generate din Documentele Clientului, sub rezerva drepturilor terților asupra documentelor.

13. Răspunderea

13.1 Ce nu se limitează. Nicio prevedere din contract nu exclude sau limitează răspunderea unei părți pentru fapte săvârșite cu intenție sau din culpă gravă (Codul civil, art. 905), pentru deces sau vătămare corporală ori altă răspundere care nu poate fi exclusă sau limitată potrivit legii.

13.2 Prejudiciul previzibil. Fiecare parte răspunde numai pentru prejudiciul pe care l-a prevăzut sau putea în mod rezonabil să-l prevadă, la încheierea contractului, ca rezultat probabil al neexecutării, cu excepția intenției și a culpei grave (Codul civil, art. 937).

13.3 Plafonul. Răspunderea totală a 3S față de Client pentru toate pretențiile care decurg din contract se limitează, pentru fiecare perioadă de 12 luni, la taxele plătite sau datorate de Client pentru cele 12 luni dinaintea evenimentului care a produs prejudiciul. Dacă evenimentul are loc în primele 12 luni ale contractului, limita e egală cu taxele pentru primele 12 luni. Plafonul se aplică în măsura permisă de lege și nu afectează 13.1.

13.4 Datele personale. Plafonul de la 13.3 și celelalte limitări ale răspunderii din această secțiune nu se aplică în cazurile de la art. 15.2 din DPA: răspunderea față de persoanele vizate (Regulamentul (UE) 2016/679, art. 82; Legea nr. 195/2024, art. 76), răspunderea pentru încălcarea clauzelor contractuale standard din anexa 2 la DPA și prejudiciul cauzat intenționat sau din culpă gravă. În rest, răspunderea pentru încălcarea DPA urmează regulile din această secțiune.

13.5 Răspunderea Clientului. Clientul răspunde față de 3S pentru prejudiciile cauzate prin încălcarea acestor termeni sau a legii de către el sau de către Utilizatori, inclusiv pentru pretențiile terților legate de Documentele Clientului.

13.6 Impedimente. O parte nu răspunde pentru neexecutarea unei obligații cauzată de un impediment în afara controlului ei, pe care nu i se putea cere în mod rezonabil să-l evite sau să-l depășească și pe care nu era rezonabil să-l ia în considerare la încheierea contractului (Codul civil, art. 904 alin. (1) și (2)). Ea o notifică pe cealaltă parte într-un termen rezonabil (art. 904 alin. (5)). Impedimentul nu scutește de plata sumelor datorate.

14. Modificarea termenilor și a serviciului

14.1 Termenii. 3S poate modifica acești termeni numai dintr-unul dintre motivele următoare:

• o schimbare a legii sau o cerință a unei autorități;
• o măsură necesară pentru securitatea Serviciului sau a datelor;
• o schimbare a regulilor sau a disponibilității unui furnizor terț de care depinde Serviciul, de exemplu un model de AI, recunoașterea textului sau găzduirea;
• o îmbunătățire sau o clarificare care nu reduce drepturile Clientului.

Termenii noi se aplică Clientului la 30 de zile după ce 3S i-a anunțat prin e-mail. Modificările pe care legea le impune imediat se aplică de la data impusă de lege. Prin acceptarea acestor termeni, Clientul își dă anticipat acordul pentru modificările făcute în aceste condiții, sub rezerva dreptului de la 14.2.

14.2 Dreptul de a înceta. Dacă o modificare îi reduce drepturile sau îi mărește obligațiile, Clientul poate înceta contractul fără penalități, printr-o notificare trimisă înainte ca modificarea să se aplice. Contractul încetează la data la care s-ar fi aplicat modificarea, iar taxele plătite în avans pentru perioada următoare se restituie proporțional.

14.3 Serviciul. 3S poate modifica funcțiile Serviciului din aceleași motive. În timpul unei perioade de contract nu reducem în mod esențial funcțiile din ofertă fără dreptul Clientului de la 14.2.

14.4 Versiunea aplicabilă. Contractului i se aplică versiunea acceptată de Client, cu modificările intrate în vigoare după 14.1. Păstrăm versiunile anterioare și le trimitem la cerere.

15. Comutare și export de date

15.1 Domeniu. Această secțiune pune în aplicare capitolul VI din Regulamentul (UE) 2023/2854 (Regulamentul privind datele) și se aplică tuturor Clienților, indiferent de țară. Termenii din regulament au sensul din regulament.

15.2 Dreptul Clientului. La cerere, Clientul poate, după expirarea preavizului de la 15.3:

• să treacă la un serviciu de prelucrare a datelor oferit de alt furnizor;
• să treacă la o infrastructură TIC locală;
• să șteargă datele exportabile și activele digitale (art. 25 alin. (3)).

Clientul ne notifică decizia și, dacă trece la alt furnizor, ne dă datele necesare despre acesta.

15.3 Preavizul și tranziția. Preavizul pentru inițierea comutării este de 30 de zile, sub maximul legal de 2 luni (art. 25 alin. (2) lit. d)). După preaviz începe perioada de tranziție, de cel mult 30 de zile calendaristice. În această perioadă contractul rămâne aplicabil, iar 3S:

• oferă asistență adecvată Clientului și terților autorizați de el;
• acționează cu grija cuvenită pentru continuitatea activității și continuă să furnizeze Serviciul;
• informează clar Clientul despre riscurile cunoscute pentru continuitate;
• menține un nivel ridicat de securitate, în special pentru datele în timpul transferului și în perioada de extragere.

15.4 Imposibilitate tehnică. Dacă tranziția de 30 de zile e imposibilă din motive tehnice, 3S anunță Clientul în 14 zile lucrătoare de la cererea de comutare, justifică imposibilitatea și indică o perioadă de tranziție alternativă, de cel mult 7 luni, cu continuitatea Serviciului. Clientul poate prelungi o singură dată perioada de tranziție, cu o durată pe care o consideră potrivită (art. 25 alin. (4) și (5)).

15.5 Strategia de ieșire. 3S sprijină strategia de ieșire a Clientului privind serviciile contractate și îi dă toate informațiile relevante (art. 25 alin. (2) lit. b)).

15.6 Încetarea contractului. Contractul se socotește reziliat, iar Clientul este anunțat, la finalizarea cu succes a comutării sau, dacă Clientul nu vrea să treacă la alt furnizor, ci să-și șteargă datele, la sfârșitul preavizului (art. 25 alin. (2) lit. c)).

15.7 Datele și activele digitale exportabile. Pot fi portate:

• toate datele exportabile, adică datele de intrare și de ieșire, inclusiv metadatele, generate direct sau indirect prin folosirea Serviciului de către Client (art. 2 pct. 38). Ele cuprind, în măsura în care sunt generate și păstrate în Cont: Documentele Clientului în forma încărcată, metadatele lor, textul extras din ele, etichetele și structurile create de Client, istoricul întrebărilor și răspunsurilor asistentului și jurnalul de activitate al Contului;
• activele digitale, adică elementele în format digital, inclusiv aplicațiile, asupra cărora Clientul are drept de utilizare independent de contractul cu 3S (art. 2 pct. 32).

Nu se exportă, fiindcă există un risc de încălcare a secretelor comerciale ale 3S sau ale terților, trei categorii de date specifice funcționării interne a Serviciului: parametrii și ponderile modelelor de AI, instrucțiunile interne de sistem și structurile interne ale indexului de căutare. Exceptarea nu împiedică și nu întârzie comutarea (art. 25 alin. (2) lit. e) și f)).

15.8 Extragerea datelor. După încheierea perioadei de tranziție sau, dacă Clientul nu trece la alt furnizor, după încetarea contractului, Clientul are cel puțin 30 de zile calendaristice ca să-și extragă datele (perioada de extragere), prelungibile prin acord. La cererea Clientului, 3S exportă toate datele exportabile într-un format structurat, uzual și care poate fi citit automat (art. 30 alin. (5)). Procedurile de comutare, metodele și formatele disponibile, restricțiile tehnice cunoscute și registrul online cu structurile și formatele de date sunt în registrul de comutare și export, pe care 3S îl publică pe site înainte de încheierea primului contract (art. 26).

15.9 Ștergerea. După expirarea perioadei de extragere, dacă comutarea s-a încheiat cu succes sau Clientul a ales ștergerea, 3S șterge din sistemele active, în cel mult 30 de zile, datele exportabile și activele digitale generate direct de Client sau care privesc direct Clientul, cu excepția jurnalului de activitate al Contului și a datelor pe care legea ne obligă să le păstrăm. Documentele pentru care Clientul a stabilit în Serviciu un termen de păstrare se păstrează până la acel termen, chiar după încetare, iar 3S continuă să le protejeze conform acestor termeni și DPA. 3S păstrează jurnalul de activitate al Contului cel mult 3 ani de la încetarea contractului, numai pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în justiție, apoi îl șterge. Pentru această păstrare 3S este operator, pe temeiul interesului legitim (Legea nr. 195/2024, art. 6 alin. (1) lit. f); Regulamentul (UE) 2016/679, art. 6 alin. (1) lit. f)). Copiile de siguranță expiră prin rotația lor, în cel mult 90 de zile de la ștergerea datelor din sistemele active. La cerere, confirmăm ștergerea în scris (art. 25 alin. (2) lit. g) și h)). Pentru datele personale se aplică și art. 13 din DPA.

15.10 Taxele. 3S nu percepe taxe de comutare: nici cele reduse pe care legea le permite până la 12 ianuarie 2027, în limita costurilor directe, nici altele (art. 29). Taxele standard ale Serviciului rămân datorate până la încetare, iar penalitatea de încetare anticipată, dacă există, este cea din ofertă, comunicată Clientului înainte de contract (art. 29 alin. (4)). Serviciile suplimentare pe care Clientul le cere în plus față de obligațiile de comutare, de exemplu o conversie într-un format special, se prestează contra cost, la un preț convenit în prealabil (considerentul 89).

15.11 Infrastructura și accesul internațional. Jurisdicția căreia i se supune infrastructura TIC folosită pentru Serviciu este publicată în secțiunea „Unde sunt păstrate documentele firmei?” a paginii Despre 3S și securitate, secțiune pe care părțile o înscriu în contract în acest scop (art. 28). 3S va adăuga în aceeași secțiune, înainte de încheierea primului contract, descrierea măsurilor tehnice, organizatorice și contractuale împotriva accesului sau transferului internațional guvernamental ilegal la date nepersonale.

16. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

16.1 Legea. Contractul este guvernat de legea materială a Republicii Moldova. Clauzele contractuale standard din anexa 2 la DPA, care se aplică clienților cu sediul în Uniunea Europeană sau în Spațiul Economic European, sunt guvernate de legea prevăzută în DPA, art. 17.2.

16.2 Soluționare amiabilă. Părțile încearcă întâi să rezolve diferendul amiabil. Partea care ridică un diferend îl descrie într-o notificare scrisă, iar părțile negociază timp de 30 de zile de la primirea ei. Negocierea nu împiedică o parte să ceară măsuri urgente sau asigurătorii.

16.3 Instanța. Litigiile care apar din contract sau în legătură cu el, inclusiv obligațiile necontractuale legate de contract, dacă implică un element de extraneitate, se soluționează exclusiv de instanțele judecătorești ale Republicii Moldova, în concret de Judecătoria Chișinău, conform Convenției de la Haga din 30 iunie 2005 privind acordurile de alegere a forului. Litigiile fără element de extraneitate se soluționează după regulile de competență ale Codului de procedură civilă; locul executării obligațiilor este sediul 3S. Litigiile care privesc clauzele contractuale standard din anexa 2 la DPA se soluționează după DPA, art. 17.2.

16.4 Consumatorii. Dacă un litigiu privește o persoană care se dovedește consumator, clauza de la 16.3 nu se aplică în măsura în care legea îl protejează.

17. Limba

17.1 Acești termeni, oferta și DPA există în română și în engleză. Contractul se poate încheia în oricare dintre ele, la alegerea Clientului.

17.2 Dacă versiunile diferă, prevalează versiunea în limba în care Clientul a acceptat contractul. Dacă a acceptat ambele, în litigiile soluționate de instanțele din Republica Moldova sau din România prevalează versiunea în limba română.

18. Dispoziții generale

18.1 Notificările. Notificările dintre părți se fac în scris, inclusiv prin e-mail, la adresele din ofertă și din Cont; pentru 3S, la contact@3s.md. O notificare trimisă prin e-mail se socotește primită în ziua lucrătoare următoare trimiterii, dacă nu se dovedește o dată anterioară.

18.2 Mesaje comerciale. Trimitem Clientului mesaje de serviciu: facturi, notificări de securitate, anunțuri despre modificări. Mesaje de marketing trimitem numai dacă Clientul a dat un consimțământ separat, pe care îl poate retrage oricând (Legea nr. 284/2004, art. 22).

18.3 Cesiunea. Clientul nu cedează contractul fără acordul scris al 3S. 3S poate ceda contractul unei societăți controlate de ea sau, prin fuziune ori altă reorganizare, succesorului ei, dacă cesiunea nu afectează negativ drepturile Clientului (Codul civil, art. 1077 alin. (1) pct. 15). Folosirea subcontractanților nu este cesiune.

18.4 Contractul integral. Contractul cuprinde tot ce au convenit părțile și înlocuiește discuțiile și corespondența anterioară. Modificările lui, în afara celor din secțiunea 14, se fac în scris.

18.5 Nulitatea parțială. Dacă o clauză este nulă sau inaplicabilă, celelalte rămân valabile, iar clauza se înlocuiește cu cea mai apropiată clauză valabilă.

18.6 Renunțarea. Faptul că o parte nu își exercită un drept nu înseamnă că renunță la el.

18.7 Contact. Întrebările despre acești termeni le primim la contact@3s.md.

Actele citate

Textele au fost citite pe 30 septembrie 2026.

• Codul civil al Republicii Moldova, nr. 1107/2002
• Codul de procedură civilă al Republicii Moldova, nr. 225/2003
• Legea nr. 284/2004 privind serviciile societății informaționale
• Legea nr. 124/2022 privind identificarea electronică și serviciile de încredere
• Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR)
• Regulamentul (UE) 2022/2065 (Regulamentul privind serviciile digitale)
• Regulamentul (UE) 2023/2854 (Regulamentul privind datele)
• Regulamentul (UE) 2024/1689 (Regulamentul privind inteligența artificială)
• Convenția de la Haga din 30 iunie 2005 privind acordurile de alegere a forului