Platforma 3S: încarci documentele, primești răspunsuri cu sursa lor
Încarci documentele din browser, inclusiv scanările pe care le ai deja. Arhiva pe hârtie o preia și o scanează partenerul nostru, grupul Adria Arhivare din România. 3S recunoaște ce fel de document este fiecare și înregistrează cine îl deschide. Termenul de păstrare îl alegi o singură dată, pe dosar. Apoi pui întrebări, iar fiecare răspuns vine cu documentul din care provine.
Încarci o dată, întrebi de câte ori ai nevoie.
Toate fișierele, într-o arhivă
PDF-urile, scanările și pozele încărcate de echipă ajung în aceeași arhivă, unde 3S le citește textul și recunoaște ce fel de documente sunt.
Păstrate în UE
Fișierele încărcate sunt păstrate în UE și le poți descărca oricând.
Răspuns cu sursa la vedere
Pui întrebarea în browser și primești răspunsul din documentele companiei, împreună cu documentul din care provine, ca să-l poți verifica.
Cum ajunge întrebarea echipei la documentul potrivit
Un singur loc pentru toate documentele companiei.
Angajații pun întrebări din browser. Documentele intră în 3S prin încărcare, iar răspunsurile vin împreună cu documentul-sursă.
Echipa companiei
Angajații și contabilul, care lucrează din browser.
Arhiva 3S
Fiecare document este citit, păstrat în UE și gata să răspundă.
Documentele
Foldere comune, atașamente de e-mail, scanări, fotografii.
Unde stă fiecare document, cât timp și cine l-a deschis
Despre orice fișier din 3S, scanat sau primit direct electronic, știi trei lucruri.
- Unde sunt
- În Uniunea Europeană.
- Termen de păstrare
- Îl stabilești pe fiecare dosar, iar termenul ales acoperă toate documentele din acel dosar.
- Cine le-a deschis
- 3S înregistrează cine deschide fiecare document.
Pui o întrebare, iar răspunsul vine din documentele tale
Pui întrebarea cu cuvintele tale, iar 3S îți arată răspunsul și documentul din care provine.
Câteva foldere cu PDF-uri scanate nu sunt o arhivă
Cinci lucruri de care o companie are nevoie zilnic: ce îți dă o simplă scanare și ce îți dă 3S.
Regulile de păstrare a facturilor electronice diferă de la o țară la alta; ghidul nostru arată sursa oficială și data verificării. E-facturare
Fișierele tale, în Uniunea Europeană
Știi exact unde este fiecare fișier și poți spune oricui te întreabă.
Fișierele încărcate în 3S sunt păstrate în UE, cu regiunea principală la Frankfurt. 3S le citește textul o singură dată, recunoaște ce fel de document este fiecare și îl ține gata de căutare.
Serverele sunt ale Amazon, companie americană, care semnează cu clienții un acord de prelucrare a datelor conform GDPR. O lege americană, CLOUD Act, îi poate cere însă Amazon datele pe care le administrează, chiar dacă serverele sunt în Europa.
Fiecare dosar are termenul lui de păstrare, iar 3S înregistrează cine deschide fiecare document. Când un client, un auditor sau un inspector te întreabă unde sunt documentele, răspunsul este același de fiecare dată: în Uniunea Europeană.
Text citit o singură dată
3S citește o singură dată textul fiecărei scanări sau fotografii, iar apoi îl poți căuta fără să deschizi fișierul.
Jurnalul deschiderilor
3S înregistrează cine deschide fiecare document. Dacă în compania ta anumite documente trebuie văzute doar de anumiți oameni, spune-ne ce îți trebuie.
Termenul, pe dosar
Termenul de păstrare îl alegi pe dosar și se aplică tuturor documentelor din el. Ghidurile arată sursele oficiale pentru Moldova și pentru facturile electronice din UE.
Exemple din viața de zi cu zi
Trei domenii în care o zi de lucru aduce multe documente și la fel de multe întrebări despre ele.
Logistică
Pentru fiecare cursă, comanda, CMR-ul semnat și dovada de livrare stau în același dosar, iar facturarea nu mai depinde de un document rămas la șofer.
Construcții
Dosarul unui șantier reunește autorizația de construire, procesele-verbale de recepție și situațiile de lucrări, iar o căutare după adresa obiectivului le găsește.
Contabilitate
Documentele fiecărui client stau în dosarele lui, pe luni, iar factura se găsește printr-o întrebare, fără să-i mai ceri clientului s-o retrimită.
3S îți arată pe loc ce cere un auditor
Termenele de păstrare și jurnalul deschiderilor sunt oricând la vedere în 3S, așa că nu mai pregătești nimic înainte de un audit.
- Export
- Termene
- UE
- Frankfurt
- AWS
- Jurnal
Întrebări frecvente
Cum ajung documentele în 3S?
Cine are acces la documente?
Unde rulează 3S?
Cum găsesc o informație?
Pot stabili cât timp se păstrează documentele?
Cum ar funcționa 3S pe documentele companiei tale?
Îți arătăm cum răspunde 3S la o întrebare, pe câteva documente ale companiei tale.
Îți răspunde un consultant din echipa 3S.